Politique de confidentialité de Surmonter sa douleur

Cette déclaration de confidentialité explique comment le projet Surmonter sa douleur (« SSD ») traite vos informations personnelles lorsque vous utilisez le site Web SSD (« Portail »). Vos « renseignements personnels » désignent toute information vous concernant qui est personnellement identifiable et comprend, mais sans s'y limiter, des informations telles que votre nom, votre adresse courriel, votre adresse et votre numéro de téléphone. Le Portail est exploité par l'Institut de recherche de l'Hôpital d'Ottawa (« IRHO » ou « nous »), la branche de recherche de L'Hôpital d'Ottawa (« L'HO »), ci-après appelé « exploitant ». Surmonter sa douleur (« SSD ») est un projet de l'IRHO financé par Santé Canada et, à ce titre, a certaines obligations envers Santé Canada.

Collecte et utilisation des informations personnelles

Le tableau suivant décrit les informations personnelles que nous collectons, le but et la base légale de leur traitement, et si vous pouvez vous opposer à leur traitement.

Conformément au principe de minimisation des données, nous ne collectons que les informations personnelles dont nous avons réellement besoin. Nous n'utiliserons vos informations personnelles qu'aux fins pour lesquelles elles ont été collectées à l'origine, sauf si nous pensons raisonnablement qu'une autre finalité est compatible avec cette ou ces finalités initiales et que nous devons utiliser vos informations personnelles à cette fin. Nous vous informerons et obtiendrons votre consentement exprès pour toute modification du traitement de vos informations personnelles si nécessaire.

Nous pouvons également collecter, utiliser et partager des « données agrégées » telles que des données statistiques ou démographiques à quelque fin que ce soit. Les données agrégées peuvent être dérivées de vos informations personnelles mais ne sont pas elles-mêmes considérées comme des informations personnelles s'il n'est pas raisonnable de s'attendre à ce que vous puissiez être identifié en utilisant ces informations seules ou en combinaison avec d'autres informations disponibles. Par exemple, nous sommes tenus de fournir des rapports à Santé Canada sur la façon dont le Portail a été utilisé pour maintenir notre financement pour le Portail. Cependant, ces rapports n'incluent que des données agrégées qui ne sont pas utilisées pour identifier les personnes. Les informations identifiables sur les utilisateurs individuels ne sont pas partagées dans le rapport.

Dans certaines circonstances, lorsque la loi le permet ou l'exige, nous pouvons traiter vos informations personnelles à votre insu ou sans votre consentement. Par exemple, nous pouvons être tenus d'utiliser vos informations personnelles pour protéger la sécurité ou la disponibilité de SSD, pour protéger ou faire respecter nos droits légaux, ou pour protéger la santé et la sécurité des individus.

Dans le cas où vos renseignements personnels sont utilisés pour une étude de recherche approuvée par un CER, l'étude devra d'abord être approuvée par un CER dûment autorisé conformément aux lois de l'Ontario. Toute information personnelle partagée avec des tiers aux fins d'une telle étude de recherche ne sera partagée qu'avec des parties externes exclusivement dans la mesure permise par le CER, et tous les identifiants directs (tels que votre nom et votre adresse électronique) seront supprimés. SSD ne tentera en aucun cas de lier vos informations à d'autres informations dans le but de vous identifier à nouveau.

Divulgation de renseignements personnels

Nous gardons vos informations personnelles confidentielles, sauf si vous nous avez demandé de les partager, ou si nous y sommes tenus par la loi, y compris dans les circonstances suivantes :

• Si vous choisissez d'utiliser l'« authentification unique » SSD pour accéder aux services d'un fournisseur de services. Nous ne partagerons que votre adresse courriel ;
• Une demande légale d'un tribunal ou une autre demande juridiquement contraignante a été faite pour des détails liés à votre utilisation du Portail ;
• Pour protéger la sécurité du Portail ; ou
• Pour protéger la santé ou la sécurité des personnes.

Dans chaque cas, nous partagerons la quantité minimale d'informations personnelles requises à cette fin.

Comme expliqué ci-dessus, nous sommes tenus de fournir certaines données agrégées à Santé Canada. Cependant, nous ne partageons pas de renseignements personnels avec Santé Canada.

Fournisseurs de services SSD

Nous utilisons des fournisseurs de services pour nous aider à fournir et à soutenir le portail. Il existe également plusieurs fournisseurs de services qui offrent des services de soutien à la gestion de la douleur, à la santé mentale et à la toxicomanie accessibles via le portail.

Fournisseurs de soutien en santé mentale et en toxicomanie

Le Portail donne accès à des outils autoguidés, à un soutien et à un encadrement entre pairs et à des conseils individuels pour gérer la douleur, promouvoir et soutenir la santé mentale et la consommation de substances. Le Portail n'est pas un fournisseur de soins de santé. Certains des fournisseurs d'outils autoguidés, de soutien et de coaching entre pairs et de conseils individuels disponibles via le Portail peuvent avoir besoin de collecter et d'utiliser vos informations personnelles pour fournir des services. Par exemple, certains fournisseurs peuvent vous demander de créer un compte sur leur site Web. D'autres services, tels que le coaching, le conseil et le soutien en cas de crise, vous obligent à partager plus d'informations sur vous-même.

Lorsque vous utilisez l'un de ces fournisseurs, vous établissez une relation directe avec le fournisseur. Ces fournisseurs sont responsables des informations personnelles qu'ils recueillent auprès de vous, et votre utilisation de leurs services est soumise aux conditions d'utilisation et aux politiques de confidentialité de ces fournisseurs. Ni le Portail ni les exploitants ne partageront d'autres informations personnelles avec l'un des fournisseurs de services accessibles via le site SSD.

Institut de recherche de l'Hôpital d'Ottawa (« IRHO »)

L’IRHO fournit la technologie qui alimente le Portail. L’IRHO recueille, gère et protège les informations personnelles des utilisateurs du Portail au nom de SSD, et l’IRHO n'est légalement autorisé à traiter vos informations personnelles qu'autorisé par les présentes et tel que requis pour exploiter le Portail.

L'IRHO a conclu des ententes avec certains fournisseurs de services liés à la technologie qui peuvent traiter des renseignements personnels au nom de L'HO afin d'aider à fournir le Portail. Ces fournisseurs de services ont accès à la moindre quantité d'informations dont ils ont besoin uniquement dans le but d'exécuter leurs fonctions désignées et ne sont pas autorisés à utiliser ou à divulguer des renseignements personnels pour leur propre marketing ou à d'autres fins. Par exemple, l’IRHO peut faire appel à des fournisseurs de services pour héberger son portail, exploiter certaines fonctionnalités du portail, envoyer des courriels ou d'autres communications, et gérer et analyser des données.

Fournisseurs d'authentification unique

Certains fournisseurs, tels que Thinkific, Pain+, peuvent vous permettre de vous connecter à leur site Web à l'aide de vos informations d'identification de connexion au Portail pour offrir une expérience de « connexion unique » plus simple. Si vous choisissez d'utiliser vos identifiants de connexion au Portail pour accéder à ces sites, le Portail partagera votre adresse courriel avec le fournisseur. Le Portail ne partage aucune autre information personnelle avec aucun des fournisseurs de services accessibles via le portail.

Autres fournisseurs de services

Le Portail utilise d'autres fournisseurs de services qui peuvent également avoir besoin d'accéder à vos informations personnelles. Ces fournisseurs peuvent aider à des choses telles que la réalisation d'enquêtes et de recherches sur la façon dont le Portail est utilisé, la communication avec les utilisateurs du Portail et la fourniture de conseils sur la façon d'améliorer les services.

Analytique et autres technologies

Les fichiers journaux Web, les outils d'analyse, les balises Web et les technologies similaires sont utilisés pour fournir le portail, mémoriser les préférences des utilisateurs et obtenir des informations sur la façon dont le Portail est utilisé.

Fichiers journaux Web

Les fichiers journaux sont des enregistrements générés automatiquement de toutes les visites sur le site Web qui sont utilisés pour signaler les tendances du site Web et identifier et résoudre les problèmes. Les fichiers journaux incluent les renseignements suivants :

• Le système d'exploitation de l'utilisateur (exemple : iOS 12),
• Adresse IP,
• La date et l'heure,
• Durée de la visite du site Web,
• Les pages et documents consultés, et
• Site consulté précédemment (par exemple, le moteur de recherche qui a renvoyé l'utilisateur vers le site Web).

Outils d'analyse

Nous utilisons des outils d'analyse, ce qui signifie que nous utilisons des programmes pour nous aider à identifier des modèles et à améliorer le site Web et à résoudre les problèmes techniques si nécessaire. Certains des outils que nous utilisons incluent Google Analytics et Microsoft Clarity. Ces outils nous aident à savoir comment le site Web est utilisé afin d'améliorer le site Web. Ces outils utilisent des technologies similaires pour collecter certaines informations, qui sont listées ci-dessous :

• Adresse IP,
• Type d'appareil ou de navigateur, et
• Activité sur le site Web, telle que les taux de clics et les taux de rebond

Ces informations sont utilisées pour mesurer et rapporter des statistiques sur la façon dont les utilisateurs interagissent avec le site Web. Les outils nous permettent de faire des rapports et d'identifier des tendances. Nous n'utilisons pas ces informations pour vous identifier.

Pour en savoir plus sur les outils d'analyse, cliquez sur les liens ci-dessous.

• Google Analytics
• Clarté Microsoft

Nous pouvons diffuser des publicités sur des services tels que Facebook et d'autres plateformes de médias sociaux afin d'exposer l'application à davantage de personnes. En cliquant sur les publicités des plateformes de médias sociaux, vous serez lié par leurs déclarations de confidentialité. Le Portail ne partage pas d'informations d'utilisation ou personnelles avec ces plates-formes une fois l'utilisateur.

Nous utilisons également des balises pixel, des balises Web, des GIF transparents ou des outils similaires pour exécuter ou gérer certaines de nos pages Web et des messages électroniques au format HTML. Ces outils effectuent les opérations suivantes :

• Suivre les actions des utilisateurs et des destinataires des courriels,
• Mesurer le succès des campagnes marketing, et
• Compiler des statistiques sur l'utilisation du site Web et les taux de réponse par courriel.

Sécurité

Nous utilisons des mesures de protection administratives, techniques et physiques raisonnables pour protéger les informations personnelles contre le vol, la perte et l'accès, l'utilisation, la modification et la divulgation non autorisés conformément à nos politiques institutionnelles. Cela comprend les mesures suivantes :

• Les données sont cryptées au repos et en transit avec au moins un cryptage AES 256 bits. Transport Layer Security (TLS) 1.2 ou supérieur est utilisé pour les informations transmises sur Internet ;
• L'accès des employés aux données est consigné et restreint selon le besoin d'en connaître; et
• La surveillance du réseau et la détection des intrusions sont utilisées pour empêcher l'accès non autorisé aux systèmes contenant des informations personnelles.
• La vérification d’authentification à deux facteurs est appliquée par défaut pour tous les comptes.

Malgré nos efforts, aucune mesure de protection ne peut éliminer tous les risques de sécurité. Veuillez suivre les étapes suivantes pour aider à sécuriser vos renseignements personnels :

• Installez les dernières mises à jour de sécurité et les logiciels antivirus sur votre appareil pour aider à prévenir les logiciels malveillants et les virus ;
• Assurez-vous que votre navigateur est à jour ;
• Utilisez des mots de passe complexes pour verrouiller votre appareil et vos applications mobiles ;
• N'utilisez pas le même mot de passe pour plusieurs sites ; et
• Ne partagez jamais votre mot de passe avec d'autres

En cas d’atteinte à la vie privée ou de la sécurité, nous traiterons la violation conformément à nos procédures internes et nous vous informerons de cette violation conformément à la loi de l'Ontario.

La conservation des données

Nous ne conserverons vos informations personnelles que le temps nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels elles ont été collectées et dans la mesure nécessaire pour se conformer à la loi applicable. Lorsque vos informations personnelles ne seront plus nécessaires, nous ferons des efforts raisonnables pour nous assurer que toutes les copies électroniques et papier de ces informations sont détruites en toute sécurité et supprimées de manière irréversible de nos systèmes conformément aux normes de l'industrie. Cependant, si vos informations ont été divulguées à des tiers aux fins décrites ci-dessus, ils peuvent conserver les informations conformément à leurs propres politiques de conservation.

Si vos renseignements personnels sont utilisés dans le cadre d'un projet de recherche approuvé par le CER, vos renseignements personnels seront conservés pendant la période de conservation requise par le CER.

Stockage des renseignements personnels

La plupart des informations traitées sur le Portail sont stockées sur des serveurs sécurisés au Canada fournis par Amazon Web Services (AWS). La plupart de vos renseignements personnels, y compris votre profil et les résultats de votre auto-évaluation, sont donc stockés au Canada. Cependant, certains fournisseurs de services qui aident à fournir le Portail peuvent traiter certaines informations personnelles, mais jamais les informations liées à votre état de santé mentale et à votre qualité de vie personnelle, à l'extérieur du Canada, et, par conséquent, vos informations personnelles peuvent faire l'objet aux lois de ces juridictions et pourraient être accessibles sans préavis par les tribunaux, les forces de l'ordre et les autorités de sécurité nationale de ces juridictions.

Accéder à vos renseignements personnels

La plupart des renseignements personnels que nous possédons à votre sujet sont accessibles dans votre compte de Portail sur le site Web. Vous avez également la possibilité de modifier les informations personnelles de votre compte. Cependant, si vous pensez que nous avons des informations personnelles non disponibles dans votre compte et que vous souhaitez demander l'accès ou apporter des corrections à ces informations personnelles, veuillez contacte le personnel de SSD.

Suppression de votre compte

Vous pouvez supprimer votre compte Portal à tout moment. Pour supprimer votre compte, veuillez contacter le personnel de SSD.

• Nous pouvons demander des informations personnelles pour vérifier qui vous êtes avant de supprimer un compte.
• Nous veillerons à ce que toutes les copies électroniques et papier de vos informations soient détruites en toute sécurité. Cela signifie que vos informations personnelles sont définitivement supprimées de nos systèmes en direct dès que possible. Toutes les copies de sauvegarde de vos informations personnelles seront supprimées dans les 90 jours conformément à nos politiques de conservation.

Parfois, nous avons des obligations légales qui nous obligent à conserver certaines de vos informations personnelles, par exemple si vos informations personnelles ont déjà été utilisées dans une étude approuvée par le CER. Dans un tel cas, nous ne conserverons vos renseignements personnels que le temps nécessaire. Notez que le Portail ne gère aucun renseignement personnel recueilli par les fournisseurs de services de gestion de la douleur, de santé mentale ou de toxicomanie. Si vous souhaitez supprimer toutes vos informations, vous devrez vous connecter avec chaque fournisseur de services que vous avez utilisé.

Modifications de cette déclaration de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour cette déclaration de confidentialité à tout moment. Nous vous informerons par courriel de toute mise à jour matérielle.

Pour plus d'informations

Si vous avez des plaintes ou des questions concernant cette déclaration de confidentialité ou nos pratiques de traitement des informations personnelles, veuillez contacter le personnel de SSD.